Los meses de pandemia nos cambiaron la vida y los hábitos laborales. Nuestras salas y estudios domésticos se convirtieron en oficinas. Con el retorno a la presencialidad, algunas empresas conservaron la modalidad de trabajo en casa, otras adoptaron un modelo de alternancia, y las demás regresaron por completo.
Sin embargo, ¿qué dice la ley colombiana sobre el trabajo en casa? Aunque es una actividad que se ha regulado rápidamente para garantizar el bienestar de los empleados, es importante conocer la normatividad. Así, podrás saber si tus funcionarios pueden continuar trabajando desde sus hogares. Conoce más a continuación.
Desde la Ley 1221 de 2008 se establecieron normas para promover y regular el Teletrabajo. Esto con el propósito de generar empleo y autoempleo mediante la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TICs).
Lo primero que nos indica son las definiciones para la puesta en marcha de la ley:
Es una forma de organización laboral. Consiste en el desempeño de actividades remuneradas, o prestación de servicios a terceros, utilizando como soporte las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa. En esta modalidad no se requiere la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.
Es la persona que desempeña actividades laborales a través de tecnologías de la información y la comunicación por fuera de la empresa a la que presta sus servicios.
Por un lado, para vincular un teletrabajador se debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social para los trabajadores particulares. Por otro lado, para los servidores públicos, se deben tener en cuenta las disposiciones vigentes que rigen estas relaciones, y las garantías a que se refiere el artículo 6° de la Ley 1221 de 2008.
Especialmente se debe indicar:
La ley determina que cuando se contrata por primera vez a un teletrabajador, posteriormente no se podrá exigir realizar su trabajo en las instalaciones del empleador. Sin embargo, las partes de común acuerdo pueden modificar lo inicialmente pactado y en dado caso dejaría de ser teletrabajador.
Además, si el empleado y el empleador tienen un contrato de trabajo o vinculación laboral y las partes de común acuerdo optan por el teletrabajo, el acuerdo que firmen deberá contener los elementos descritos anteriormente. El acuerdo será anexado al contrato de trabajo o a la hoja de vida del empleado.
Tú, como empleador, también, debes promover la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales. Esto entre los teletrabajadores y los demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública.
Asimismo, ten en cuenta que los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA–.
Si el contrato está en relación de dependencia, durante la vigencia de la relación laboral, deben ser afiliados por parte del empleador al Sistema de Seguridad Social, Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los regímenes especiales, así como a las Cajas de Compensación Familiar en los términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia.
Como te mencionamos anteriormente, la emergencia sanitaria por el coronavirus llevó a que el Ministerio de Trabajo expidiera lineamientos básicos para el trabajo en casa. Por ejemplo, los empleados o contratistas que no tuvieran actividades en las que era indispensable estar en su lugar de trabajo, podían realizarlas en modo de teletrabajo o trabajo en casa.
Ambas modalidades son diferentes. Por un lado, el teletrabajo (según la Ley 1221 de 2008) consiste en realizar actividades remuneradas o prestación de servicios utilizando como soporte las TIC sin requerir la presencia física en el sitio de trabajo.
El trabajo en casa, por otro lado, se trata de una situación ocasional, temporal y excepcional que puede autorizar el empleador para trabajar desde la residencia. Tiene como fin ser una alternativa viable y enmarcada en la ley para desarrollar actividades laborales.
Algunos aspectos en materia de relaciones laborales que se deben tener en cuenta son:
El teletrabajo y el trabajo en casa son diferentes por sus condiciones. En cualquiera de los casos existen garantías para mantener una buena relación entre trabajador y empleador.
El decreto 884 de 2012 reglamenta la ley 1221 de 2008 para garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores frente a los demás trabajadores del sector privado y público.
Es importante resaltar que en los diferentes tipos de modalidades no debe haber discriminación. Los trabajadores deben ser tratados en igualdad de condiciones, independientemente de si trabajan en las oficinas o en la casa. Se debe tener en cuenta el principio de igualdad, artículo 143 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual dice:
1. A trabajo igual desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales, debe corresponder salario igual.
2. No pueden establecerse diferencias en el salario por razones de edad, género, sexo, nacionalidad, raza, religión, opinión política o actividades sindicales.
3. Todo trato diferenciado en materia salarial o de remuneración, se presumirá injustificado hasta tanto el empleador demuestre factores objetivos de diferenciación.
La Ley 2088 de 2021, en la que se regula el trabajo en casa y se dictan otras disposiciones, recogió muchos elementos de la circular 041 de 2020 de la pandemia. Esta se elevó a categoría de ley para que sus regulaciones se conviertan en permanentes.
El trabajo en casa aplica para el sector público y privado. Este no se limita al trabajo que puede ser realizado mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, sino que se extiende a cualquier tipo de trabajo o labor que no requiera la presencia física del trabajador o funcionario en las instalaciones de la empresa o entidad.
Además, aplica para situaciones ocasionales, excepcionales o especiales. Puede aplicarse por tres meses prorrogables por única vez salvo situaciones de fuerza mayor, como la pandemia (según el artículo 7). Adicionalmente, no aplica a regímenes especiales constitucionales o legales incompatibles con el trabajo en casa, como en el caso de las fuerzas militares.
En cuanto a los elementos de trabajo, el trabajador puede disponer de sus propios equipos y demás herramientas, siempre que medie acuerdo con el respectivo empleador. Si no se llega a un acuerdo el empleador suministrará los equipos de acuerdo con los recursos disponibles para tal efecto. Sin embargo, el empleador es el primer responsable del suministro.
Es importante que sepas que hay un procedimiento necesario para la implementación del trabajo en casa. Todas las empresas deben contar con un procedimiento tendiente a proteger este derecho y garantizar a través de las capacitaciones a que haya lugar el uso adecuado de las TIC. Además, deben notificar por escrito considerando la duración de la modalidad.
Si un trabajador tiene auxilio de transporte, en el trabajo en casa se reconocerá como auxilio de conectividad digital con los mismos efectos salariales. Asimismo, el trabajador contará con las mismas garantías y derechos que regulan su relación laboral.
En este período la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado el empleador, deberá promover programas que permitan garantizar condiciones de salud física y mental, así como la seguridad en el trabajo.
Las funciones, servicios y actividades laborales deberán desarrollarse de manera armónica y complementaria entre el empleador y el trabajador para alcanzar los objetivos y logros fijados. La coordinación deberá darse desde el momento mismo de la asignación de tareas o actividades, para lo cual se deberán fijar los medios y herramientas que permitan el reporte, seguimiento y evaluación, así como la comunicación constante y recíproca.
Es la garantía y el derecho que tiene todo trabajador y servidor público a disfrutar de su tiempo de descanso, permisos, vacaciones, feriados, licencias con el fin de conciliar su vida personal, familiar y laboral. Por su parte el empleador se abstendrá de formular órdenes u otros requerimientos al trabajador por fuera de la jornada laboral.
Conoce más sobre la Ley de desconexión laboral aquí.
El Decreto 649 de 2022 detallar más aspectos del trabajo en casa como:
Son aquellas situaciones extraordinarias y no habituales, que se estima son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos, extralaborales o propios de la órbita del trabajador o del empleador. Estas condiciones permiten que el trabajador pueda cumplir con la labor contratada en un sitio diferente al lugar habitual de trabajo.
Ante la ocurrencia de circunstancias ocasionales, la habilitación del trabajo en casa podrá solicitarse por parte del trabajador a su empleador, por escrito, en medio físico o digital. De igual manera, ante la ocurrencia de dichas circunstancias, el empleador podrá optar por la habilitación de trabajo en casa respecto de uno o varios de sus trabajadores, en una o varias dependencias de la empresa.
Previo a la implementación del trabajo en casa, todo empleador deberá contar con el siguiente procedimiento:
El empleador y el trabajador podrán, de mutuo acuerdo pactar el valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador.
El empleador podrá determinar que la habilitación de trabajo en casa se desarrolle bajo el modelo de la alternancia. Esto es, que el desarrollo de la labor contratada se efectúe unos días de la semana de manera presencial y otros días, a través de la habilitación de trabajo en casa. En ningún caso la modalidad de alternancia dará lugar a una remuneración adicional.
Durante la habilitación del trabajo en casa, los trabajadores seguirán gozando de los programas de bienestar existentes. Los empleadores deberán adelantar las acciones que correspondan para que los trabajadores puedan hacer uso de estos programas de manera virtual, presencial o de manera híbrida.
Aunque el teletrabajo existe y se ha regulado desde antes de la emergencia sanitaria por el COVID-19, esta modalidad generó una nueva reglamentación. Esto ante circunstancias excepcionales, ocasional o especial que se encuentren asociadas al sitio de trabajo, al entorno social o a circunstancias propias del empleador o del trabajador con el fin de dar continuidad a las actividades propias del trabajo.
No olvides que si tienes personas trabajando desde sus casas, pero no se trata de una situación excepcional, deben regresar a las oficinas o adoptar contratos de teletrabajo en los que se especifiquen mutuamente las mejores condiciones.
Recuerda consultar frecuentemente el sitio web del Ministerio de Trabajo, en el cual encontrarás información actual y general relacionada con el trabajo en casa.
¡Estar informado es el primer paso para proteger tu empresa!
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