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21/11/2024
Herramientas digitales para copropiedades
Por María Alejandra Valois
Publicado el 28/03/2023
La pandemia que inició en 2020 nos dejó muchas lecciones y prácticas que adoptamos para nuestra vida y nuestra profesión. Una de estas prácticas ha sido la adopción de herramientas digitales para copropiedades, donde con mucha más facilidad y agilidad es posible llevar la gestión del conjunto.
En este artículo te contaremos sobre algunas herramienta digitales especialmente enfocadas en la mejor gestión de copropiedades. Estas herramientas pueden ayudarte a mejorar la administración de la propiedad y tener una mejor comunicación con todos los propietarios y habitantes del lugar.
Asamblea de copropietarios online
Para nadie es un secreto que este evento resulta ser largo y engorroso. Poner a los residentes de acuerdo en los distintos puntos, someter a votación, escuchar las solicitudes y dar atención a todas estas, es un trabajo complicado para el administrador, la junta y todos los asistentes que disponen de su tiempo para realizar la asamblea.
Aunque no son todas las copropiedades las que decidieron seguir con la asamblea de forma digital, esta tendencia se ha venido convirtiendo en la preferida. Pues, desde la comodidad de sus casas es posible debatir y llegar a acuerdos que permitan que se lleve a cabo una jornada productiva. Esta posibilidad está amparada por la Ley 675 del 2001, en el artículo 42, que trata sobre las reuniones no presenciales.
Te recomendamos que tengas en cuenta estos 5 pasos para organizar una asamblea de copropietarios.
La asamblea de copropietarios tiene algunas características que hacen necesaria una herramienta digital más robusta que una videollamada por Zoom o por Google Meets. Por ejemplo, se necesita que los usuarios y sus votos estén registrados, así como la oportunidad de hacer comentarios y levantar la mano. A continuación, conoce algunas herramientas especializadas para llevar a cabo asambleas en línea.
Esta herramienta entrega facilidad para organizadores y asistentes pues es intuitiva para que todos puedan usarla fácilmente.
Se caracteriza por su reportería, donde es sencillo extraer datos como la medición del quórum cada 30 segundos, verificación de poderes y posibilidad de soportar más de 5 mil participantes.
Canales de comunicación digital con propietarios y arrendatarios
Otra solución que trae la tecnología para las copropiedades es la comunicación instantánea y efectiva. Los canales de comunicación digitales se convirtieron en las herramientas de comunicación más efectivas para copropiedades.
¿Es recomendable usar WhatsApp como canal para la copropiedad?
Pues bien, la respuesta a esta pregunta depende mucho de las normas y el uso que se establezca para este canal. Si es un grupo controlado y con un objetivo de comunicación claro y organizado !sí, es una gran elección¡ Pero, si no tienes claras cuáles serán las reglas y el tipo de información que vas a comunicar, es mejor que no lo crees. Esto puede prestarse para malos entendidos y desinformación.
Para nadie es un secreto que WhatsApp es uno de los canales de comunicación más efectivos, pero ¿qué pasa si se llena de miles de mensajes con información que no es relevante para todos? ¿Y si los copropietarios comienzan a discutir sobre otros temas?
Un grupo de WhatsApp para copropietarios puede ser bastante efectivo como canal de comunicación para la administración del conjunto. Allí, se pueden informar novedades como cortes de luz o agua y sus motivos o cualquier tipo de comunicación instantánea que pueda ser útil para los copropietarios.
Sin embargo, es necesario estipular reglas. Por ejemplo: quién o quiénes serán los administradores del grupo; qué tipo de información se va a comunicar por medio del canal; y si las personas tienen la opciones de comentar o apenas recibir la información.
Si buscas otro canal que mantenga a los habitantes y propietarios al día de las novedades de la copropiedad, también podemos recomendarte herramientas como esta:
Esta herramienta presta servicios de intranet para la copropiedad. De tal forma, las personas pueden ingresar y conocer los comunicados en el muro de publicaciones, realizar encuestas, tener una sesión de PQRS para la administración, crear anuncios clasificados, y mucho más.
Herramientas de recaudo para pago de administración
Esta es otra de las herramientas digitales para copropiedades más útil y necesaria, especialmente cuando se trata de copropiedades de más de 10 apartamentos o casas. El control de recaudo para contabilidad y la facilidad de herramientas para que los copropietarios puedan pagar y tengan un control de sus cuentas es realmente necesario. A continuación, conoce algunas de estas:
Edificios Davivienda
Una de las plataformas más conocidas para facilitar este recaudo es a través del banco Davivienda y su producto Edificios Davivienda. Con este, al registrarse, el pagador busca el nombre de la copropiedad, completa el identificador de su unidad y realiza el pago fácilmente.
Si la copropiedad tiene convenio con algún otro banco, es posible consultar si ofrece un portal de pagos. Así, será más sencillo realizar el recaudo.
Jelpit
Jelpit es una herramienta que ofrece un amplio portafolio de soluciones para conjuntos como:
- Cartelera virtual
- Chat
- Gestión documental
- Registro de obras y proyectos
- Reserva de zonas comunes
- Registro para vehículos, mascotas y visitantes recurrentes.
Las herramientas digitales son una excelente opción para administrar una copropiedad de manera eficiente y transparente. Con algunas plataformas se pueden hacer seguimientos de pagos, realizar reservas de áreas comunes, mantener un canal de comunicación y crear una cartelera virtual.
Lee esto antes de contratar herramientas digitales para copropiedades
Existen muchas otras plataformas y herramientas digitales enfocadas en ayudar la gestión de copropiedades, según la necesidad y el objetivo que quieras lograr. Por eso, es muy importante que antes de contratar cualquier herramienta, conozcas cuáles son las áreas de gestión donde tienes oportunidad de mejora en las tareas de administrar la copropiedad. Procura entender cómo puedes apoyarte de la tecnología. Busca alternativas y compara precios.
Si requieres asesoría para cotizar, comparar y seleccionar el seguro de copropiedades ¡contáctanos ahora! Nuestro equipo de expertos está dispuesto a brindarte toda la información que necesitas para garantizar la tranquilidad y seguridad de la copropiedad.
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