Cuando escuchamos el término asamblea de copropietarios, seguramente lo primero que se nos viene a la cabeza es una larga reunión en la que se exponen los problemas y proyectos del conjunto residencial donde vivimos.
Para que las asambleas de copropietarios no sean una pesadilla a la hora de organizarlas, te presentamos estos consejos para que puedas llevar a cabo de forma exitosa un evento tan importante como este.
Las asambleas de copropietarios, también llamadas asambleas generales, son eventos de revisión y planeación que, por Ley, deben realizarse por lo menos una vez al año para las propiedades horizontales. Entendiéndose estas, como edificios de apartamentos residenciales, conjuntos de casas o incluso edificios o condominios comerciales.
Estas asambleas de copropietarios se llevan a cabo para revisar diferentes puntos que convienen a todos los propietarios y habitantes del lugar, tales como la aprobación de balances y presupuestos anuales, así como deudas y gastos que se programan para el futuro.
Otro factor que se tiene en cuenta en la agenda de las asambleas generales es la forma de garantizar el cumplimiento de las normas del conjunto estipuladas en conjunto por el administrador y el consejo de la propiedad horizontal.
Las asambleas de copropietarios deben realizarse al menos una vez al año y se tratan de eventos en donde se revisa y se planea el presupuesto y otros factores importantes de las propiedades horizontales.
Con el objetivo de “Garantizar la seguridad y la sana convivencia a través de normas que promueven el trato pacifico y la solidaridad”. La Ley 675 de 2001, también llamada Ley de Propiedad Horizontal se encarga de regular aquellas propiedades que tienen la característica de subsistir con derechos de propiedad exclusiva y derechos de copropiedad.
En otras palabras, la Ley de Propiedad Horizontal busca regular las propiedades que son de propiedad exclusiva, como un apartamento, pero que al mismo tiempo tienen características de derechos de copropiedad, como el jardín del conjunto, la recepción o el salón comunal.
Esta Ley también establece unos órganos mínimos que debe tener toda propiedad horizontal, como son:
Dependiendo del tamaño, algunas propiedades horizontales requieren revisor fiscal que se encargue de supervisar el manejo de los recursos financieros.
Según la Ley nombrada anteriormente, es obligación realizar por lo menos una asamblea de copropietarios en el año. Sin embargo, puede ocurrir que por diferentes motivos, se requiera una nueva convocatoria de manera extraordinaria para una segunda asamblea. Y así sucesivamente sin límite máximo de asambleas realizadas en el año.
Ahora que ya conoces más sobre la asamblea de propietarios, te presentaremos los pasos a seguir para organizarla:
Según la Ley, las asambleas generales deberán realizarse en la fecha estipulada por el reglamento de la propiedad horizontal. En el caso de que no haya una fecha establecida, la asamblea deberá realizarse en los primeros 3 meses después del vencimiento del período fiscal.
Teniendo en cuenta esta información, deberás revisar cuál es la fecha establecida en el manual o definir una dentro del plazo.
La convocatoria a la asamblea es realizada por el administrador de la propiedad y debe realizarse con un mínimo de 15 días hábiles de antelación a la fecha del evento. Deberás informar a todos los interesados, además de las recomendaciones generales, la fecha, hora y lugar. También se debe informar el tipo de penalidad al que se incurre en caso de inasistencia.
Es importante que en la organización de la asamblea de copropietarios exista una agenda del día, con los temas que deben ser revisados y aprobados por los propietarios.
Dependiendo del tamaño de la propiedad, se hará necesario el alquiler de sillas, carpas y equipos de sonido con micrófono. Es importante que tengas en cuenta todos estos elementos para evitar problemas y perder tiempo al momento del evento.
En caso de asamblea virtual: Debido a la pandemia, muchos eventos de este tipo comenzaron a realizarse de manera virtual. En este caso es importante que utilices una plataforma que garantice la participación de los asistentes y que tenga buena estabilidad en su conexión.
Como este evento está regulado por la Ley, es fundamental que tengas en cuenta los requisitos para llevarla a cabo, desde su organización hasta su culminación.
Debes tener en mente que la convocatoria de la asamblea debe hacerse con un mínimo de 15 días hábiles de antelación, y que la asamblea como tal debe realizarse en los primeros 3 meses después del vencimiento del período fiscal.
Para poder llevar a cabo la asamblea de copropietarios, es necesario el quórum mínimo, que es la mitad + 1 de los propietarios (51%). Si no se cumple el quórum, la asamblea deberá ser cancelada y se deberá realizar una nueva convocatoria.
Para realizar una asamblea de copropietarios debe haber un quórum mínimo de 51% de los copropietarios. Aquellos propietarios que no asistan pueden reciben sanciones o multas.
La normativa de cada propiedad horizontal estipula la penalización por inasistencia. Te recomendamos revisar este tipo de multas y que los propietarios estén en conocimiento de las sanciones en caso de incumplimiento.
En caso de imprevistos, es posible convocar a una asamblea extraordinaria. Es importante tener en cuenta que este evento no necesariamente puede ser convocado por el administrador. También puede ser convocado por el revisor fiscal, o un grupo de propietarios que representen por lo menos la quinta parte de los habitantes de copropiedad.
Para evitar que las asambleas de copropietarios sean un dolor de cabeza para ti y para los asistentes, preparamos 5 consejos para que puedas organizar una asamblea rápida y eficiente.
Aunque llevar a cabo la asamblea de copropietarios es una obligación por Ley, es importante que, como administrador, estipules los objetivos de la reunión para tener claros los temas a tocar y evitar perder tiempo o una jornada sin resultados.
Para evitar que el día de la asamblea se toquen temas que no estaba planeados para la jornada, puedes enviar con bastante tiempo de antelación un formato donde los propietarios puedan sugerir temas a ser tratados el día del evento.
Ya teniendo la programación de la jornada, es importante que se la hagas llegar a los asistentes. De esta forma, todos sabrán de forma consolidada los temas a tratar, los tiempos de intervención permitidos y las reglas del evento.
Como ya sabes, la inasistencia a la asamblea general puede acarrear penalizaciones y multas. Por lo tanto, es fundamental que hagas llegar el formato de poder a un tercero con anterioridad, para evitar malentendidos.
Ahora que ya conoces qué es una asamblea de copropietarios, cuáles son los requisitos y los consejos para llevarla a cabo de manera exitosa, es importante que mantengas siempre informado a tu equipo de trabajo, así como a los comités conformados de la propiedad horizontal. Si quieres conocer más consejos para tu gestión como administrador y empresario, visita nuestro blog.
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