Técnicas para administrar el tiempo y ser más eficiente

Conoce estas técnicas para administrar el tiempo y aumenta la productividad en tus actividades mientras estás trabajando desde casa.

Técnicas para administrar el tiempo y ser más eficiente en el trabajo en casa

En tiempos de cuarentena, muchos tuvimos que acostumbrarnos a trabajar en la modalidad home office, o trabajo en casa, de tal forma que nuestras rutinas cambiaron drásticamente y estamos aprendiendo, no solamente a trabajar y cumplir con nuestros deberes, sino también a gerenciar proyectos, coordinar personas y atender a montones de reuniones mientras estamos en casa.

Aunque esto pueda ser una de las grandes ventajas de la tecnología y la Internet, conciliar el trabajo de la oficina con las actividades del hogar no es una tarea fácil. Concentrarse mejor, ser más productivo y entregar aún más es un desafío. Por esta razón, creamos este artículo con las mejores técnicas para administrar el tiempo que te ayudarán a balancear el trabajo con la vida en casa.

Existen diferentes técnicas para administrar el tiempo y lograr completar tus tareas diarias. Pero ¿en realidad se puede administrar el tiempo? La respuesta es sí, de hecho existen varias técnicas utilizadas por grandes empresas y equipos para optimizar el tiempo y entregar los proyectos de forma eficaz en el tiempo planeado.

Técnicas para administrar tu tiempo y ser más eficiente en el trabajo en casa

Establece un lugar de trabajo
Haz una lista de tareas con horarios establecidos
Bloquea tu agenda
Mantente lejos de las distracciones

Metodologías

Técnica Pomodoro
Kanban
Planeador

Establece un lugar de trabajo

Seguramente la primera vez que imaginaste como seria el trabajo en casa, te imaginaste con el computador en la cama, o en el sofá. Pero la verdad es que no hay nada más incómodo que trabajar en un lugar que no sea adecuado, con una silla que soporte de forma correcta tu espalda, brazos y pies.

También es importante que tengas todas tus herramientas de trabajo, además del computador, como cuadernos, lápices, post-it y todo lo que utilizas normalmente en tu oficina.

Es importante que estipules un lugar fijo y lo adecues, si tienes espacio en un cuarto privado, es perfecto, pero si no lo tienes, no te preocupes. Lo más importante será que pienses en la comodidad de tu espalda, la altura de la mesa para apoyar tus brazos, una iluminación adecuada, y por supuesto intenta en lo posible, estar lejos de distracciones.

Haz una lista de tareas con horarios establecidos

Intenta tomarte los primeros 30 minutos de tu día laboral para planear las tareas de la jornada.

Puede que tengas todas tus actividades claras en tu cabeza, sin embargo, es importante que escribas una lista, donde las tareas más importantes estén en los primeros lugares.

Escribir una lista con las cosas que debes hacer durante el día de trabajo le ayudará a tu cerebro a programarse, así que de preferencia estipula horarios para llevar a cabo las tareas. Incluye todo en la lista, incluso aquel correo electrónico que debes responder, o la videoconferencia que debes atender. Mantén esta lista de tus tareas del día al alcance de tus ojos y, cada que vayas terminando alguna tarea, elimina el ítem de tu lista. Esto te servirá para mantener la concentración en la cosas que son más importantes, y también te ayudará a hacer una evaluación a lo largo del día sobre cuánto tiempo te está tomando realizar cada tarea.

Bloquea tu agenda

Las reuniones en época de trabajo en casa son herramientas bastante eficaces para mantener una buena comunicación entre los equipos. Sin embargo, muchas veces estas reuniones se toman gran parte de nuestro día, y no nos permiten hacer más cosas. Por esta razón, es importante que bloquees en tu agenda el horario que quieres destinar a la realización de alguna actividad específica. De esta manera, las personas que quieran invitarte a una reunión verán cuáles son los horarios en los que estás libre y podrán agendar en los mejores momentos,

Bloquear tu agenda también te ayudará a programarte mentalmente que ese tiempo lo tienes destinado específicamente a tu actividad.

Mantente lejos de las distracciones

Evita trabajar en un lugar cerca de distracciones, como televisores encendidos o ventanas hacia la calle. Si vives con más personas como tu pareja, hijos o familia, déjales saber que tienes horarios de trabajo donde no estás disponible para otras actividades.

Programa tus actividades del hogar y organiza los horarios para que mientras estás trabajando no te desconcentres con la cocina o con otros deberes del hogar.

Metodologías para administrar tu tiempo

Técnica pomodoro

Esta técnica se trata de dividir tu trabajo por periodos de tiempo. Se llama Pomodoro pues su creador utilizó un cronómetro de cocina que tenía una forma de tomate (que en italiano es Pomodoro). Para aplicar esta técnica debes seguir los siguientes pasos:

Define la tarea que vas a realizar
Contabiliza 25 minutos en un cronómetro
Trabaja en la tarea que te propusiste hasta que suene el cronómetro
Tomate un descanso de 5 minutos
Vuelve a comenzar con otra tarea

Kaban

De origen japonés, el Kanban es una técnica bastante utilizada para organizar las tareas, ya sean individuales o en equipo. Funciona para tener más control sobre las actividades que se deben hacer, las que están en producción, y las que ya están hechas. Para aplicar el Kanban en tus actividades de trabajo, puedes utilizar post-it. Debes seguir los siguientes pasos:

Haz un cuadro en la pared o en alguna superficie, donde puedas pegar post-it.
Divide el cuadro en tres partes: “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho” .
Escribe cada tarea que debes resolver en un post-it.
Ubica los post-it en la sección “por hacer”.
Cada que comiences una tarea, cambia el post-it para “haciendo”.
Cuando completes la tarea, cambia el post-it hacia “hecho”.

Teniendo una visión completa sobre el estado de tus tareas podrás controlar mejor el tiempo que necesitas para terminar cada una de ellas. También puedes utilizar cuadros Kanban digitales, uno de los más famosos es el de Trello. Puedes conocer más herramientas digitales para trabajar desde casa aquí.

Planeador

Un planeador es una técnica bastante simple y efectiva para administrar el tiempo y aumentar tu productividad. Con el planeador puedes organizar todas tus actividades por días, periodos de tiempo y también por nivel de importancia.

Será importante que lo mantengas actualizado y cada que termines una tarea, la elimines, para que puedas ver el progreso y el nivel de productividad.

Ahora que ya conoces las mejores técnicas para administrar el tiempo mientras estás trabajando desde casa, no olvides de tener espacios de descanso. Realiza pausas activas y respeta los horarios de trabajo para que puedas llevar una jornada saludable equilibrando el tiempo de trabajo con el tiempo en que estas descansando.