En esta publicación conocerás qué es la protección de datos en una copropiedad, para qué sirve y cuáles son los requerimientos para estar al día con la Ley y evitar sanciones.
En primer lugar, podemos decir que es normal que las propiedades horizontales recolecten algunos datos personales de los residentes o copropietarios, para diferentes fines de su funcionamiento. Sin embargo, esta información personal, aunque no sea considerada sensible, debe ser protegida y tratada con el debido cuidado por quienes la almacenan.
Desde hace algunos años, la protección de datos comenzó a ser regulada en todos los países. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 dicta las disposiciones generales para la protección de datos. Por consiguiente, es indispensable que profesionales y personal relacionado con la propiedad horizontal, como administradores y empleados, conozcan de qué se trata este conjunto de normas.
Además, la administración y los empleados deben conocer cuáles son sus deberes para velar por la protección de datos. De esta manera, se pueden evitar sanciones y se protegen los datos de los copropietarios.
Como su nombre lo dice, la protección de datos es un concepto que agrupa ciertas normas, procesos y condiciones para la protección de datos de los residentes o copropietarios de un inmueble de propiedad horizontal. Este conjunto de normativas se agrupan en la Ley 1581 de 2012 y son reguladas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
En primer lugar, para el concepto principal es muy importante tener en cuenta que, según la Ley, la administración de la copropiedad no debe entregar los datos personales de los residentes y/o propietarios a nadie. En segundo lugar, la normativa establece que la administración debe velar por su protección, contando con los mecanismos necesarios para garantizar la confiabilidad y seguridad de la información.
La administración de una copropiedad debe velar por la protección de los datos personales de los residentes y propietarios. Siempre debe garantizar seguridad y confiabilidad.
Como lo explicamos anteriormente, para fines de funcionamiento, es normal almacenar ciertos datos. Por ejemplo: nombre y cédula de los habitantes de la propiedad, registro de visitantes, relación de vehículos para parqueadero, información de los empleados, entre otros.
La propiedad horizontal puede pedir los datos que considere necesarios para su funcionamiento siempre y cuando justifique sus motivos y se comprometa a almacenarlos y protegerlos.
Entonces, es posible recolectar cualquier tipo de datos personales. Es decir, cualquier información que se relaciona a una persona especifica. Puede ser desde el nombre, documento o incluso la huella dactilar. Lo importante será explicar el motivo por el que estos datos son requeridos y contar con autorización previa de los titulares.
Es importante tener en cuenta que existe una clasificación de datos como lo son datos de carácter privado, público y sensible. En este último caso podemos nombrar la huella dactilar como un dato sensible.
Los datos personales de los involucrados en una propiedad horizontal solamente se podrán entregar a terceros en las siguientes ocasiones:
Importante: Puede ocurrir que un propietario o habitante de la propiedad quiera solicitar algún tipo de información de otros copropietarios. Sin embargo, en cumplimiento con lo anterior descrito en este texto, esta solicitud no puede entregarse, a menos que se cuente con la autorización de los titulares de la información.
Según la Ley de Habeas Data en Propiedad horizontal, las propiedades horizontales deben crear procesos y normativas en pro de la protección de los datos personales de sus propietarios y residentes. Conoce algunos de los deberes.
En primer lugar, el deber principal de la administración de una propiedad horizontal al respecto de la protección de datos, es velar por la privacidad. También debe asumir la responsabilidad de los datos personales que se almacenan. Esto mediante la creación y gestión de mecanismos que garanticen la seguridad de la información.
Si eres parte del área administrativa de la propiedad, es importante que comuniques a los propietarios de la información, cuando vas a utilizar sus datos y para qué. Ya que, deberás contar con su autorización para esto.
Los copropietarios tienen el derecho de estar informados acerca del tratamiento que se les da a sus datos. Por ello, pueden solicitar y revisar el Reglamento de Propiedad Horizontal. Adicionalmente, cuentan con los siguientes derechos:
Es muy importante estar al tanto de la normativa sobre la privacidad de datos, ya que, se puede incurrir en sanciones.
Uno de los errores más frecuentes es la recolección de datos sin la autorización de los titulares en formatos como fotos y grabaciones de vigilancia. Así que, recuerda mantener una política que informe y autorice el tratamiento de los datos.
Para esto, revisa lo que dicen los estatutos de la Ley 1581 de 2012 sobre la forma de manejar los datos de los habitantes y copropietarios de la propiedad horizontal que administras.
Los visitantes también pueden ser causantes de sanciones si no son informados sobre sus derechos como titulares de información y la finalidad con la que se usarán sus datos. Por lo tanto, será importante informar cuál es manejo que se les da a sus datos.
Para evitar sanciones frente a la protección de datos en una copropiedad es importante: solicitar siempre autorización para la recolección de datos, contar con una política de tratamiento de datos, e informar a los visitantes sobre el manejo de los datos.
Si trabajas en la administración de una propiedad horizontal, o eres parte del consejo, es muy importante que la protección de datos sea un tema para tener en cuenta en todos los procedimientos y gestiones que se lleven a cabo.
Es más, es fundamental tratar la información de los habitantes, copropietarios y visitantes, con suma responsabilidad y siguiendo los procesos dictados por la Ley.
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