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Qué es la ley de Habeas Data y cuáles son sus implicaciones para tu empresa
By María Alejandra Valois
Published On 13/06/2023
Muy seguramente ya has escuchado hablar sobre la Ley de Habeas Data, pero ¿sabes qué es y si aplica para el funcionamiento de tu compañía? En este post te contaremos de qué se trata esta ley, y cómo tu empresa debe cumplirla para proteger la información personal de tus clientes.
¿Qué es la Ley de Habeas Data en Colombia?
La ley de Habeas Data en Colombia es un conjunto de normas y principios legales que tienen como objetivo proteger los derechos de las personas a acceder, actualizar y eliminar sus datos personales.
En otras palabras, esta normativa tiene el objetivo de garantizar que los ciudadanos tengan derecho a saber cómo las empresas u organizaciones utilizan su información personal y les da la facultad de exigir su rectificación, en caso de ser necesario.
Esta Ley se basa en el derecho fundamental consagrado en el capítulo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual dice: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.”
De esta forma, la ley de Habeas Data es una herramienta importante creada con el objetivo de proteger la privacidad de los ciudadanos y garantizar que sus datos estén seguros.
¿Cuál es el papel de la Superintendencia de Industria y Comercio con la Ley de Habeas Data?
La Superintendencia de Industria y Comercio es la entidad que tiene la responsabilidad de hacer cumplir la Ley de Habeas Data. Es importante resaltar que esta entidad también tiene la facultad de sancionar y multar a las entidades que no cumplan con las regulaciones de la ley.
¿Cuáles son los derechos de los titulares de los datos personales según la ley de Habeas Data?
Textualmente, esta Ley, consagrada en el Decreto 1377 de 2013, de la Superintendencia de Industria y Comercio, nombra los derechos de los titulares de la siguiente forma:
“tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
¿Qué relación tiene la Ley de Habeas Data con mi empresa?
Sin importar el tipo de industria o tamaño de tu empresa, la ley de Habeas Data tiene una relación directa siempre que recopiles cualquier tipo de información de tus clientes o ciudadanos en general.
La Ley de Habeas Data dicta que todas las entidades, públicas o privadas, empresas o fundaciones, que recopilen información personal deben cerciorarse de que el manejo de la misma se realice de forma confidencial, únicamente para el objetivo principal, evitando así que la información personal de los ciudadanos esté en manos de otras entidades y sea utilizada para otros fines.
De esta forma, esta normativa también establece las pautas necesarias para que las empresas sepan cómo deben utilizar la información que recopilan de las personas y cómo deben almacenarla de forma segura.
¡Protege la privacidad de tus clientes! La Ley de Habeas Data aplica para todas las empresas, grandes o pequeñas. Asegúrate de manejar la información personal de forma confidencial y solo para el propósito principal. Cumple con las pautas de almacenamiento seguro.
¿Cómo debo manejar la información de mis clientes según la ley de Habeas Data?
Es muy importante que conozcas los lineamientos de esta ley para que te guíes en el manejo de la información de tus clientes. Aquí te compartimos algunas pautas:
1. Obtener el consentimiento del titular de la información:
Muy seguramente, alguna vez te han preguntado, al momento de hacer una compra en un establecimiento comercial físico o por internet, si aceptas la recopilación y uso de tus datos personales.
Este es el principal lineamiento que dicta la ley Habeas Data: obtener el consentimiento del titular de la información. Este consentimiento debe ser un consentimiento explícito y voluntario.
2. Informar sobre el objetivo de la recopilación de datos:
Antes de recopilar cualquier información personal de tus clientes, es importante que les informes el objetivo o finalidad para la que estás recopilando su información y cómo se utilizará.
3. Recopilar apenas la información necesaria:
La información que recoges de tus clientes debe ser apenas la que necesitas para llevar a cabo el objetivo o prestar el servicio que informaste. No debes recopilar datos personales que sean irrelevantes.
4. Cumplir con el objetivo señalado de la información recopilada:
El tratamiento legítimo de la información personal y del objetivo de la recopilación es clave para la Ley de Habeas Data.
Debes asegurarte que la información recaudada se utiliza para la finalidad indicada, respetando los derechos del titular de la información.
5. Velar por la seguridad de la información:
Es importante que la seguridad de la información recopilada esté debidamente protegida y asegurada para evitar la pérdida o la divulgación no autorizada de información personal.
Vale la pena resaltar que tu empresa puede ganar sanciones al no cuidar la información personal debidamente.
6. Dar acceso al titular siempre que lo requiera:
Como la misma Ley lo dice, debes garantizar que los titulares de la información que recopilaste tengan acceso a la misma y puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal.
¿Cuáles sanciones puede enfrentar mi empresa si no cumple con la Ley de Habeas Data?
Las sanciones que se pueden enfrentar, varían según gravedad del incumplimiento y son impuestas según criterio de la Superintendencia de Industria y Comercio. Estas incluyen desde multas de hasta 2 mil salarios mínimos, posible suspensión y cierre total de actividades y en los casos más extremos se puede incluso pagar penas de prisión.
Evita sanciones: buenas prácticas para la seguridad de la información en tu empresa
Considera algunas de estas recomendaciones de buenas prácticas para evitar sanciones y tener un uso correcto de la información de tus clientes.
Capacita al personal de tu compañía sobre la Ley de Habeas Data:
Además de conocer la ley de Habeas Data, es importante que la compartas y socialices con tus colaboradores, especialmente aquellos con cargos que manipulan información personal. Asimismo, es fundamental que entiendan cómo esta ley se aplica a tu empresa y cuáles son las causales de sanción.
Haz un inventario de la información personal que se recopila en tu compañía
Documenta cuál es el tipo de información personal que recopila tu compañía, cómo la recopila y cuál es tu finalidad. Así podrás entender cuál es la gestión que se le da a la información y corregir lo que consideres que está fuera de norma.
Crea medidas de seguridad para proteger la información
Implementa y organiza un sistema de gestión con el objetivo de proteger la información personal de tus clientes. Aplícalo en toda tu empresa y considera buenas prácticas de la seguridad el uso de contraseñas seguridad y la encriptación de datos.
Nombra un responsable por velar por el cumplimiento de la Ley de Habeas Data
Si bien, es un deber de todos, es importante que designes a un responsable por la protección de datos personales en tu empresa. Esta persona se encargará del cumplimiento de la ley y además será quien te ayude a tener un control sobre la gestión de datos, las medidas de seguridad y las buenas prácticas para cumplir la normativa.
Conclusión
En conclusión, la Ley de Habeas Data es una regulación fundamental que busca proteger los derechos y la privacidad de las personas en el ámbito de sus datos personales. Para las empresas, implica una serie de responsabilidades y obligaciones en el tratamiento y gestión de la información de sus clientes y empleados.
Al cumplir con las disposiciones de esta Ley, las empresas pueden garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, generando confianza entre sus stakeholders y fortaleciendo su reputación. Además, el cumplimiento de la Ley de Habeas Data contribuye a evitar sanciones y consecuencias legales que podrían derivarse de un uso inadecuado de los datos.
Es crucial que las empresas comprendan las implicaciones de esta ley y establezcan políticas y procedimientos adecuados para el manejo responsable de los datos personales. Al hacerlo, no solo cumplen con la normativa legal, sino que también demuestran su compromiso con la protección de la privacidad de las personas y el respeto a sus derechos fundamentales en la era digital.
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